Desafios na Automação Empresarial
Os desafios impostos pela reforma tributária estão colocando em evidência as fragilidades na operação fiscal das empresas no Brasil. Com menos de nove meses até a implementação do Imposto sobre Valor Adicionado Dual (IVA Dual), muitas companhias se deparam com processos morosos e uma excessiva dependência de tarefas manuais.
Uma pesquisa realizada pela V360, uma empresa especializada em automatização de pagamentos, apontou que 62,2% das empresas levam mais de 20 dias para registrar uma nota fiscal em seus sistemas, enquanto 22,3% demoraram mais de 30 dias para concluir essa tarefa essencial.
Apesar de 87% das empresas afirmarem possuir um alto nível de automação fiscal, esse cenário se caracteriza pelo que especialistas chamam de “falsa automação”. Esse termo se refere a processos que, embora estejam digitalizados, ainda exigem a intervenção humana para a finalização.
Mesmo com o avanço tecnológico, a transição para o novo modelo tributário deve aumentar a pressão sobre estruturas que já são consideradas ineficientes. Esses dados revelam gargalos críticos em um momento em que o país se prepara para mudanças significativas em seu sistema tributário.
A pesquisa ouviu 355 profissionais de médias e grandes empresas, a maioria com alto volume operacional. Surpreendentemente, 63% das companhias analisadas processam mais de 10 mil notas fiscais mensalmente.
Automação Incompleta e Atrasos
Na prática, a automação se mostra incompleta. Embora 61% das empresas consigam capturar notas fiscais automaticamente, apenas 49% realizam o registro no sistema sem a necessidade de intervenção manual. Isso se deve ao fato de que o Enterprise Resource Planning (ERP), ferramenta essencial para a gestão empresarial, depende de integrações e validações complementares para operar plenamente no complexo ambiente tributário brasileiro.
Izaias Miguel, CEO da V360, explica que “muitas empresas acreditam que estão automatizadas, mas ainda dependem de pessoas para validar dados e concluir processos.” Ele destaca que, embora os documentos entrem automaticamente, ainda é necessário realizar ajustes e conferências antes de serem registrados no sistema.
Riscos Operacionais Crescentes
O estudo também revela falhas nas validações das notas fiscais. Apenas 48% das empresas realizam uma conferência completa, que envolve a comparação de itens, valores e quantidades com os pedidos de compra. Enquanto isso, 44% fazem checagens parciais e 8% ainda dependem de um processo totalmente manual.
Esse quadro aumenta os riscos de pagamentos indevidos, erros fiscais e perda de controle interno, especialmente nas empresas que lidam com um grande volume de fornecedores. Miguel destaca que “o tempo entre a emissão e o registro da nota é um termômetro claro de eficiência. Quando leva semanas, há um acúmulo de exceções e retrabalho.”
Pressão da Nova Reforma Tributária
A implementação do novo modelo tributário tende a intensificar esses desafios. As empresas precisarão adaptar seus sistemas para operar com regras antigas e novas ao mesmo tempo, além de lidarem com tributos como o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), que farão parte do IVA Dual.
Na visão de Miguel, o grande desafio não reside apenas na compreensão da reforma, mas na sua execução em estruturas que são complexas e pouco integradas. “O estudo revela fragilidades importantes nos processos de validação: menos da metade das empresas fazem uma checagem completa das notas fiscais contra pedidos de compra, enquanto o restante opera com validações parciais ou manuais. Esse cenário aumenta o risco de erro”, afirma.
Fase de Testes da Reforma
Em 2026, a reforma tributária será testada, com as empresas aplicando uma alíquota simbólica de 0,9% de CBS e 0,1% de IBS, que serão deduzidas dos tributos atualmente em vigor. A partir de 2027, os cinco tributos sobre o consumo deverão ser gradualmente extintos, enquanto as alíquotas de CBS e de IBS aumentarão.
Ainda que as alíquotas sejam simbólicas, as obrigações acessórias começam imediatamente. As empresas terão que destacar a CBS e o IBS nas notas fiscais, preencher novos campos obrigatórios e informar corretamente a classificação fiscal de produtos e serviços. Recentemente, a Receita Federal suspendeu as multas por falta da discriminação dos novos tributos nas notas fiscais até o quarto mês após a regulamentação da CBS e do IBS.
Segundo Miguel, nesse novo cenário, a automação vai além de uma mera ferramenta operacional, tornando-se uma estratégia crucial. “Empresas mais eficientes tendem a adaptar-se rapidamente às mudanças, enquanto aquelas com processos fragmentados podem enfrentar custos adicionais, erros e dificuldades de adaptação”, conclui.
